Cara Membuat Kop Surat Instansi Resmi Dengan Microsoft Word

Kop surat adalah bagian penting dalam sebuah surat untuk menunjukan bahwa surat tersebut resmi dikeluarkan oleh lembaga atau instansi tertentu. Berikut adalah cara mudah membuat kop surat dengan menggunakan microsoft word yang bisa teman-teman ikuti.

1. Membuat kotak

Insert > Text Box > Draw Text Box

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah membuat "text box" yang berfungsi untuk menaruh materi kop surat yang berupa teks dalam satu wadah yang sama yaitu "text box".

2. Memasukan Instansi, alamat, kontak (Editing)

Setelah itu ketik identitas instansi atau lembaga baik itu nama instansi, alamat, nomor telepon, alamat email, dan sebagainya seperti pada gambar contoh diatas.

Teman-teman bisa melakukan editing font yang digunakan termasuk mengedit ketebalan huruf, jenis dan ukuran font, memposisikan semua teks agar rata tengah, dan juga mengatur spasi antar baris.

Untuk baris pertama bisa menggunakan nama divisi atau departemen yang mengeluarkan surat, baris kedua adalah instansi atau lembaga induknya, kemudian baris ketiga bisa di isi alamat. Untuk hal ini bisa disesuaikan dengan konteks masing-masing instansi.

3. Menghilangkan border kotak

Klik border > menu format > shape outline > no outline

Text box memiliki border, sehingga border ini perlu dihilangkan agar kop surat terlihat formal. Caranya klik border pada text box, kemudian klik menu format, dan cari sub menu shape outline, lalu klik no outline untuk menghilangkan border text box.

4. Membuat garis

Menu Insert > Shapes > Pilih garis lurus

Berikutnya buat garis pembatas kop surat dan isi surat yaitu dengan menggunakan menu insert kemudian pilih sub menu shapes lalu pilih garis lurus.

a. Drag garis landscape

Untuk memasukan garis lurus ke bawah kop surat, teman-teman bisa melakukan drag (tarik) garis lurus dari kiri ke kanan atau sebaliknya, sambil menekan tombol shift. Menekan tombol shift berfungsi agar garis yang dihasilkan tetap lurus.

b. Mengatur ketebalan dan warna

klik garis > format > shape outline

Teman-teman bisa mengatur ketebalan dan warna garis dengan menggunakan opsi shape outline. Caranya klik dulu garisnya, kemudian pilih menu format, lalu pilih shape outline.

Disitu teman-teman bisa memilih warna hitam agar kop surat terlihat formal, kemudian ketebalan garis juga bisa diatur seperti pada gambar.

c. Membuat garis tebal dan tipis

Untuk membuat garis tebal dan tipis pada batas kop surat, teman-teman ikuti instruksi pada gambar. Yaitu pada menu shape outline buka weight lalu pilih more line untuk membuka menu line yang lebih lengkap.

Setelah menu line yang lengkap terbuka, pilih color untuk mengubah warna, pilih weight untuk mengatur ketebalan garis, dan pilih compund type untuk menentukan garis tebal dan tipis.

5. Memasukan logo

Logo instansi perlu dimasukan ke dalam kop surat agar surat yang dibuat menjadi resmi. Untuk memasukan logo, ikuti langkah berikut ini.

Copy dan paste logo ke dokumen microsoft word
Klik dan ubah menjad in front of text
Perkecil ukuran logo sesuai kebutuhan kop surat
Drag logo dan letakan disamping nama instansi dan diatas garis batas kop surat

6. Group Obyek

Agar logo, teks, dan juga garis posisinya tetap sama maka perlu dijadikan satu grup. Caranya ikuti langkah berikut ini.

Klik semua obyek baik logo, teks instansi dan garis
Klik kanan dan pilih opsi group

Demikian cara membuat kop surat resmi yang bisa dibagikan dalam artikel ini. Jika teman-teman memiliki informasi tambahan atau jika ada yang ingin ditanyakan bisa disampaikan dikolom komentar dibawah ini. Semoga artikel tentang membuat kop surat ini bisa memberikan manfaat bagi yang membacanya hingga tuntas.